GDPR- asetus/Tietosuojadirektiivin 95/46/EY 29 artiklan mukainen rekisteriseloste /Businesslike Oy Henkilöstöpalvelu

  1. Rekisterinpitäjä
    Businesslike oy Henkilöstöpalvelu, Y-tunnus: 0879887-0
    Mikonkatu 19 B 8, 00100 Helsinki
    E-mail: etunimi.sukunimi (at) businesslike.fi

    Rekisteriasioita hoitava henkilö tai yhteyshenkilö
    Marju Vuorensalmi
    Businesslike Oy Henkilöstöpalvelu
    marju.vuorensalmi (at) businesslike.fi

  2. Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitus
    Businesslike Oy Henkilöstöpalvelu on rekrytointi- ja henkilöstövuokrausyritys. Henkilötietoja kerätään ja käsitellään Businesslike Oy:n rekrytointi- sekä henkilövuokraustoiminnassa sekä näihin toimintoihin liittyvässä palkanmaksussa sekä rekrytointiin tai työsuhteisiin liittyvässä viestinnässä ja markkinoinnissa

  3. Henkilötietojen kerääminen
    Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti henkilöiltä itseltään. He antavat omalla suostumuksellaan henkilötietonsa Businesslike Oy:n sähköiseen tietokantaan (Laura-rekrytointijärjestelmä pilvipalveluna). Palvelun tarjoaja (Laura Rekrytointi Oy) vastaa rekisteriin tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta ja tietoturvasta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä esim. suosittelijoiden, verkkosivujen ja sosiaalisen median kanavien (Facebook- ja LinkedIn-ryhmät) kautta, tapahtumissa sekä henkilökohtaisissa tapaamisissa tai puhelinkeskusteluissa.

    Keräämme mm. seuraavia henkilötietoja:

    • yhteystiedot (nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
    • syntymäaika, sukupuoli
    • käyttäjätunnukset extranet-sivuillemme
    • henkilötunnus sekä pankkiyhteys-, verokortti- ja muut etuustiedot palkanmaksua varten
    • työkokemus ja koulutus
    • kielitaito ja muut työhön liittyvät taidot
    • taustatietojen tarkastuksen tulokset (mm. luottotiedot, huumetestit, rikosrekisteri)
    • suosittelijoiden antamat tiedot
    • CV:n tiedot ja tiedot työhön liittyvistä pätevyyksistä

  4. Kerättyjen henkilötietojen tallentaminen säilyttäminen, muokkaaminen ja luovuttaminen ja poistaminen
    Laura-rekrytointijärjestelmään tallentuvat kaikki henkilön omalla suostumuksella itse antamat tiedot, heidän lähettämänsä CV sekä henkilökohtaisessa haastattelussa konsulttiemme tekemät arviot sekä se mitä tehtävää he ovat Businessliken kautta hakeneet. Paperisena tallennamme henkilön henkilökohtaisessa tapaamisessa täyttämän henkilötietolomakkeen, kopion CV:stä sekä työ- ja koulutodistukset.

  5. Kerättyjen henkilötietojen säilyttäminen ja muokkaaminen
    Henkilötietoja säilytetään turvallisesti pilvipalvelussa, omalla palvelimella (Superoffice-CRM), yhteisellä Y-levyasemalla. Paperiset tiedot ovat toimistossa suljetuissa kaapeissa, joihin pääsy on vain henkilötietoja käsittelevillä konsulteilla ja palkka-hallinnosta vastaavalla henkilöllä, jotka ovat saaneet niiden turvalliseen käsittelyyn ohjeistuksen sekä koulutuksen. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Säilytämme avoimet työhakemukset ja tiettyihin työtehtäviin tulleet hakemukset 6 kuukautta viimeisestä kontaktipäivästä lukien. Henkilökohtaisissa haastatteluissa käyneiden hakijoiden ja rekrytointiprosesseissa mukana olleiden hakijoiden hakemuksia säilytämme enintään 2 vuotta. Aika lasketaan hakemuksen viimeisimmästä henkilötietojen päivityksestä lukien. Kauttamme työskennelleiden henkilötiedot säilytämme 10 vuotta työtodistusten antamista varten. Palkkatiedot säilytetään laissa määrätyn ajan

    Henkilötietojen päivitykset ja muokkaukset tehdään henkilön omasta pyynnöstä ensisijaisesti konsultin tai palkkahallinnosta vastaavan henkilön toimesta. Laura-rekrytointijärjestelmässä on myös toiminto, jossa hakijalle voidaan antaa hakemukseen kertamuokkausoikeus hakuajan jälkeen.

  6. Kerättyjen henkilötietojen luovuttaminen
    CV-tietokantaan tallennettuja henkilötietoja ja ansioluetteloita luovutetaan toimeksiantajillemme vain henkilön suostumuksella ja ennalta kerrottuun ja sovittuun asiakastilaukseen liittyen. Ennen tietojen luovutusta varmistetaan, että tallennetut henkilötiedot ovat ajantasaiset.

    Palkkahallinnosta tallennettuja henkilötietoja luovutetaan vain viranomaistahoille lakisääteisiin tarkoituksiin

    Markkinointi-ja tiedotustarkoituksiin s-postiosoitteita luovutetaan Laura Rekrytointi Oy:lle (pääasiassa hakijaviestintä) ja Koodiviidakko Oy:lle (pääasiassa uutiskirje). Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

  7. Kerättyjen henkilötietojen poistaminen
    Säilytysaikojen puitteissa sähköiset henkilötiedot poistetaan automaattisesti Laura-CV-tietokannasta ja paperiset henkilötiedot toimitetaan tuhottaviksi lukitussa tietoturvasäiliössä (MTB Tietoturvapalvelu Oy). Henkilön omasta pyynnöstä kaikki hänestä kerätty tieto poistetaan välittömästi. Lisäksi LAURA™-palvelussa on toiminto, jonka avulla hakija pystyy lähettämään hakemuksen poistopyynnön hakuajan jälkeen. Lisäksi rekrytointiprosessin päätteeksi mukana olleita hakijat kontaktoidaan ja heiltä tiedustellaan, haluatko he tietonsa poistettaviksi CV-järjestelmästämme, vai säilytämmekö heidän tietonsa tulevia toimeksiantoja varten säilytysaikojen puitteissa.

  8. Tiedonsaanti- ja siirto-oikeus
    Hakijalla on oikeus tarkistaa, nähdä ja oikaista tietonsa. Hakijalla on myös oikeus siirtää tietonsa sähköisessä muodossa palvelusta toiseen. Tätä varten LAURA™-palvelussa on oma toimintonsa.

    Toimitamme tiedot kohtuullisessa ajassa, viimeistään kuukauden kuluttua henkilökohtaisesta pyynnöstä, siinä muodossa, kun ne ovat Businessliken rekisterissä.